Zasady i terminy konkursu wniosków na rok 2012

Przewodnik po programie "Młodzież w działaniu"

Podstawowym źródłem wiedzy na temat zasad konkursu wniosków zarówno tych ogólnych, jak i szczegółowych dotyczących akcji jest Przewodnik po programie "Młodzież w działaniu, wydawany corocznie przez Komisję Europejską. To on powinien być podstawą Waszej wiedzy, która mas Was przygotować do poprawnego napisania projektu i jego realizacji, a także rozliczenia. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady i wskazówki, jednak to Przewodnik stanowi podstawowe źródło zasad i terminów.

Terminy składania wniosków

Wniosek należy złożyć w terminie odpowiadającym dacie rozpoczęcia projektu. W przypadku projektów składanych do Narodowej Agencji obowiązują trzy terminy składania wniosków w ciągu roku:

We wszystkich wnioskach dotyczących projektów w ramach programu „Młodzież w działaniu” należy podać dwa rodzaje dat: terminy projektu i terminy działań.

Terminy projektu

Są to: data rozpoczęcia projektu i data zakończenia projektu. Przedział czasowy pomiędzy tymi dwiema datami stanowi okres obowiązywania umowy, tj. okres, w którym wydatki kwalifikują się do dofinansowania. Oznacza to, że koszty związane z projektem można ponosić wyłącznie w tym okresie. Okres ten obejmuje przygotowanie i końcową ewaluację (włącznie z refleksją na temat ewentualnej kontynuacji) projektu.

Terminy działań

Są to daty określające czas trwania najważniejszego działania (np. pierwszy i ostatni dzień wymiany młodzieży, seminariów itp.). Okres ten nie obejmuje faz przygotowania i końcowej ewaluacji projektu. Terminy działania mieszczą się zatem w okresie objętym terminami projektu i zasadniczo nie powinny się z nimi pokrywać, ponieważ zakłada się, że koszty są ponoszone zarówno przed rozpoczęciem, jak i po zakończeniu najważniejszego działania.

Okres obowiązywania umowy (tj. okres, w którym koszty kwalifikują się do dofinansowania) rozpoczyna się w dniu podanym w umowie finansowej, czyli dniu rozpoczęcia projektu. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy mogą zostać uznane, jeżeli beneficjent jest w stanie wykazać konieczność rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. Jednak w żadnym wypadku dzień, w którym pierwsze wydatki kwalifikują się do dofinansowania, nie może poprzedzać daty złożenia wniosku.

Należy zauważyć, iż zdarzenia powodujące wystąpienie kosztów muszą nastąpić w okresie obowiązywania umowy, co nie oznacza jednak, że koszty musiały być w tym okresie opłacone. Faktury za koszty usług (np. tłumaczeń, zakwaterowania, wyżywienia, podróży itp.) lub też dostaw materiałów w celu przeprowadzenia projektu mogą być w szczególnych przypadkach uzasadnionych obiektywnymi wydarzeniami sporządzone przed rozpoczęciem lub po zakończeniu okresu obowiązywania umowy, pod warunkiem, że:

• dostarczenie usług lub dostawa materiałów miała miejsce w okresie obowiązywania umowy;
• koszty te nie wystąpiły przed przekazaniem informacji o dofinansowaniu projektu.

Zasady obowiązujące przy składaniu wniosków

• Wniosek składa się na jeden z wyżej wymienionych terminów w jednym egzemplarzu zarówno elektronicznie poprzez "system on-line" jak i wysyłając go tradycyjną pocztą.
• W dniu upływania terminu wypełniony wniosek powinien znaleźć się w Narodowej Agencji Programu "Młodzież w działaniu" lub zostać nadany na poczcie (liczy się data stempla pocztowego).
• Jeżeli termin wypada w sobotę, niedzielę lub święto, wniosek można jeszcze wysłać lub dostarczyć w najbliższy dzień pracujący.
• Przyjmujemy tylko oryginalnie podpisane i opieczętowane wnioski.
• Wnioski należy wypełniać i wysłać najpierw w "systemie on-line", następnie wydrukować, opatrzyć koniecznymi podpisami, dołączyć wymagane załączniki, a następnie wysłać do Narodowej Agencji w formie papierowej
• W przypadku dostarczenia wniosku osobiście istnieje możliwość otrzymania pieczątki potwierdzającej odbiór wniosku przez pracownika Narodowej Agencji, ale tylko wtedy, gdy osoba dostarczająca posiada kopię wniosku lub jego części.
• Decyzje o przyznaniu dofinansowania są ogłaszane zwykle około 6-8 tygodni po terminie złożenia wniosku.
• Decyzje najwcześniej ogłaszane są na stronie internetowej w dziale "wyniki konkursu", a chwilę póżniej przygotowywany jest oficjalny list w "systemie on-line" adresowany tylko do Was.

Organizacje uprawnione do udziału w konkursie – wnioskodawcy

Najważniejszymi adresatami programu są uczestnicy projektów, czyli młodzi ludzie i osoby pracujące z młodzieżą. Narodowa Agencja może jednak finansować tylko takie projekty, których wnioskodawcami są podmioty posiadające osobowość prawną lub grupy nieformalne, którym ta osobowość zostanie użyczona.

Wnioskodawcami mogą więc zostać:

• Organizacje typu non profit
• Lokalne, regionalne instytucje publiczne
• Nieformalne grupy młodzieży
• Organizacje zajmujące się problematyką i działaniami młodzieżowymi na poziomie europejskim (ENGO), które mają organizacje członkowskie w co najmniej 8 krajach programu
• Organizacje komercyjne będące organizatorem imprezy młodzieżowej, sportowej lub kulturalnej (np. szkoła prywatna)
• Międzynarodowe organizacje rządowe typu non profit

Procedura aplikowania szkół i jednostek nieposiadających osobowości prawnej

Jak wynika z interpretacji Ministerstwa Finansów - wszystkie jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, które nie posiadają osobowości prawnej (m. in. szkoły publiczne, centra kultury i inne, dla których organem prowadzącym są jednostki samorządu terytorialnego wszystkich szczebli), nie mają prawa otrzymywania bezpośrednio na swoje konta środków finansowych ani także samodzielnego ubiegania się o nie w ramach programu "Młodzież w działaniu".

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli szkoła (lub inna jednostka, np. centrum kultury) chce się ubiegać o fundusze na realizację projektu w ramach programu "Młodzież w działaniu" , musi najpierw uzyskać upoważnienie od swojego organu prowadzącego (np. urzędu gminy), zezwalające na ubieganie się o środki finansowe z programu.

Kierownictwo szkoły (lub innej jednostki) powinno wyjaśnić tzw. "organowi prowadzącemu", że ewentualne fundusze otrzymane z programu "Młodzież w działaniu" mogą być przeznaczone wyłącznie na koszty przewidziane w projekcie. W upoważnieniu należy także podać dokładne dane organu prowadzącego, zawierające imiona i nazwiska osób upoważnionych do zawierania umów finansowych. Trzeba także wskazać numer rachunku bankowego, na który w przypadku zaakceptowania projektu Narodowa Agencja powinna przekazać przyznane dofinansowanie.

Narodowa Agencja wpłaca przyznane fundusze na rachunek bankowy organu prowadzącego, a środki te powinny zostać niezwłocznie przekazane jednostce, która ma realizować projekt. Umowa finansowa zawierana będzie z organem prowadzącym (np. urzędem gminy), dla beneficjenta bezpośredniego, czyli np. szkoły lub centrum kultury. Umowa powinna zostać podpisana przez osoby upoważnione w imieniu organu prowadzącego do zaciągania zobowiązań finansowych oraz kierownika jednostki realizującej projekt i koordynatora projektu.

Osoby uprawnione do udziału w projektach – uczestnicy

Uczestnikami projektów mogą być osoby w wieku 13-30 lat oraz osoby pracujące z młodzieżą, które legalnie mieszkają na terenie krajów programu lub krajów partnerskich. Istotna jest dolna i górna granica wieku:

• dolna granica wieku – uczestnicy muszą osiągnąć minimalny wiek do dnia, w którym przypada termin rozpoczęcia działania.
• górna granica wieku – uczestnicy nie mogą mieć więcej lat niż podany wiek maksymalny w dniu, w którym przypada termin składania wniosków.
• Wyżej wymieniona Zasada górnej granicy wieku nie ma zastosowania w projektach Szkolenia i Tworzenia Sieci
• W przypadku Wymian Młodzieży w szczególnych przypadkach 20% wszystkich uczestników może mieć powyżej górnej granicy wieku. szczegóły w Przewodniku.
   

Kraje uprawnione do udziału w programie:

Kraje programu

To kraje, w których działają struktury komisji europejskiej w postaci Narodowych Agencji. Od stycznia 2011 roku oprócz krajów członkowskich Unii Europejskiej są to: Turcja i Chorwacja   – jako kraje kandydujące do UE - oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia – jako kraje nienależące do UE, lecz do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcaria.

Kraje partnerskie

Ponadto program „Młodzież w działaniu” umożliwia współpracę z innymi krajami, tzw. sąsiedzkimi krajami partnerskimi. Są to:

• kraje Europy Południowo-Wschodniej: Albania, Bośnia i Hercegowina, Kosowo, Czarnogóra, Serbia, Macedonia
• kraje Europy Wschodniej i Kaukazu: Kraje Partnerstwa Wschodniego: Armenia, Azerbejdżan, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina oraz Federacja Rosyjska
• kraje partnerskie basenu Morza Śródziemnego: Algiera, Autonomia Palestyńska Zachodniego Brzegu Jordanu i Strefy Gazy, Egipt, Izrael, Jordania, Liban, Maroko, Syria, Tunezja

Zależnie od zasad danej akcji w projektach mogą brać udział uczestnicy mieszkający lub działający w różnych krajach:

• uczestnicy i organizacje z krajów programu mogą brać udział w projektach realizowanych w ramach wszystkich akcji.
• uczestnicy i organizacje z sąsiedzkich krajów partnerskich mogą brać udział w projektach realizowanych w ramach Akcji 2. i Akcji 3.