W związku z powtarzającymi się pytaniami odnośnie aktualnie obowiązujących przepisów podatkowych od towarów i usług (VAT), uprzejmie przekazujemy następujące informacje:

• od 1 maja 2004 r. obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 970),
• w myśl § 6 ust. 3 ww Rozporządzenia MF za środki finansowe bezzwrotnej pomocy zagranicznej uważa się, miedzy innymi, środki z budżetu UE, które zostały przekazane polskim podmiotom na sfinansowanie programów realizowanych w ramach programów wspólnotowych UE na podstawie umów zawartych z nimi przed 1 maja 2004 r.

Na podstawie powyższej definicji należy wnosić, że środki otrzymane z budżetu UE przez polskie podmioty na realizację programów wspólnotowych UE, bezpośrednio z Komisji Europejskiej lub za pośrednictwem podmiotów uprawnionych do ich rozdziału, na podstawie umów z podmiotami realizującymi programy zawartych po 1 maja 2004 - nie mogą już być traktowane jako środki finansowe bezzwrotnej pomocy.

Konsekwencją tego postanowienia dla polskich podmiotów realizujących programy UE na podstawie umów zawartych po 1 maja 2004 r. jest brak podstaw do zwrotu podatku naliczonego przy nabywaniu towarów lub usług, a także brak podstaw do obniżenia stawki podatku do wysokości 0% przy świadczeniu oraz imporcie usług.

Czym różni się wymiana szkolna od wymiany młodzieży wspieranej przez program "Młodzież w działaniu"?

Wymiana młodzieży opiera się przede wszystkim na dwóch istotnych założeniach: zaangażowaniu uczestników podczas tworzenia i realizacji całego projektu oraz na współpracy grup partnerskich. Spełnienie tych dwóch założeń wymaga dużej pracy i wielomiesięcznych przygotowań: od momentu powstania grupy, wybrania tematu, przez znalezienie grupy o podobnych zainteresowaniach oraz wspólnego określenia tematu planowanej wymiany.

Wymienione w pytaniu dwie różne formy pracy z młodzieżą różni przede wszystkim kontekst powstania i sposób realizacji, wymiana młodzieży wspierana przez Program nie zawiera takich elementów jak:

• wybór uczestników na podstawie kryteriów innych niż zaangażowanie w pracę nad projektem,
• uczestnictwo w jakichkolwiek działaniach związanych z kształceniem formalnym (lekcje, prezentacje systemów edukacji etc.),
• realizacja projektu na zasadzie wizyta/rewizyta z partnerem zagranicznym bez uwzględnienia merytorycznego rozwoju współpracy konkretnych grup.

Jaka tematyka projektów jest najczęściej wspierana?

Tematyka projektu zależy od zainteresowań konkretnej grupy zaangażowanej w tworzenie i przygotowywanie projektu. Jeśli założeniem programu "Młodzież w działaniu" jest wspieranie działań angażujących uczestników, projekt również w zakresie wyboru tematu powinien odpowiadać zainteresowaniom konkretnej grupy.  Temat musi mieć jednak wymiar edukacyjny, tzn. jednoznacznie wskazywać na poznawczy charakter działań (np. uprawianie sportu samo w sobie jest niewystarczające, aby projekt mógł zostać wsparty. Niezbędne jest zaplanowanie działań, których realizacja pozwoli uczestnikom zdobyć nową wiedzę, wspólnie popracować). Należy też pamiętać, że realizacja tematu z zakresu edukacji pozaformalnej, wymaga również atrakcyjnych i interaktywnych metod pracy (wykład profesora, lub spotkanie z burmistrzem nie są działaniami, które służą zwiększaniu aktywności młodzieży i nie mogą stanowić o merytorycznym charakterze działań).

Jak napisać dobre streszczenie projektu?

Streszczenie lepiej pisać już po przygotowaniu pełnego opisu projektu. Łatwiej będzie Wam wybrać to, co stanowi jego konkretną treść. Należy przede wszystkim krótko odpowiedzieć na pytanie we wniosku, opisać cel i temat, wskazać sposób przygotowania i realizacji. Nie piszcie długich wypracowań na temat historii Europy, roli młodzieży w jej jednoczeniu, problemów globalnych – o niczym, co nie jest bezpośrednio związane z treścią projektu.

Jak szczegółowo ma być przedstawiony harmonogram działań we wniosku?

Harmonogram we wniosku jest prezentowany po to, by pokazać poprzez jakie działania grupa chce zrealizować założone cele i temat. Ważne jest przedstawienie tych działań w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. Niewiele dowiemy się o działaniu jeśli w harmonogramie wpiszemy: warsztat, warsztat kulturowy, warsztat artystyczny – dobry opis wymaga podania tematu warsztatu, dobrze jest również podać wskazówki metodologiczne.

Warto pamiętać, że osoby oceniające wniosek i jego poszczególne elementy, w tym harmonogram, wiedzą o planowanych działaniach tyle, ile sami napiszecie!

Jaką część działań mogą stanowić wycieczki i zwiedzanie?

Wymiana młodzieży jako forma pracy z grupą młodych osób jest działaniem edukacyjnym. Nie oznacza to jednak, że podczas spotkania grup partnerskich nie można wprowadzić kilku "luźniejszych" elementów do programu. Zwiedzanie okolicy i regionu to również sposób poznawania kultury. Ważne jest, aby działania merytoryczne nie były dodatkiem do wycieczek i relaksu, lecz odwrotnie. Najciekawszą formą poznawanie zabytków jest taki sposób zwiedzania, w który zaangażuje się sama młodzież i będzie czymś więcej niż wysłuchaniem prezentacji profesjonalnego przewodnika. Należy pamiętać, że wycieczki i czas wolny są  wyłącznie dodatkowymi elementami Wymiany Młodzieży, pozwalającymi na odpoczynek po wspólnej pracy nad wybranym tematem.

Czy koordynatorzy mogą wybrać uczestników wymiany po podjęciu decyzji o dofinansowaniu projektu?

NIE. Taki model działań nie respektuje podstawowego założenia pracy z młodzieżą. Wnioskodawca, który stara się pozyskać środki w sposób: "Będą pieniądze, będzie młodzież", otrzyma od programu "Młodzież w działaniu" odpowiedź: "Będzie młodzież, będą pieniądze".

Czy grupy partnerskie, przy projektach dwu- i trójstronnych muszą złożyć wniosek do swojej Narodowej Agencji?

NIE. Wniosek obejmujący wszystkie kategorie kosztów dofinansowania, składa do swojej Narodowej Agencji grupa koordynująca projekt. Zaleca się aby była to grupa goszcząca.

Jak jest różnica pomiędzy projektem a działaniami wymiany młodzieży?

Projektem jest cały etap podjętej przez grupę pracy: od powstania pomysłu do realizacji działań i dokonania końcowej oceny (ewaluacji). Działania wymiany to czas spędzony wspólnie z grupami partnerskimi, to spotkanie trwające od 6 do 21 dni.

Jaki środek transportu możemy wykorzystywać podczas podróży międzynarodowej?

Jak podano we wniosku, należy wybierać najtańsze i uzasadnione rodzaje połączeń. Oznacza to podróż koleją lub autokarem na dystansach, których przebycie trwa do 24 godzin. Jeśli podróż taka miałaby trwać dłużej uzasadnionym środkiem transportu jest samolot. Wybierając połączenia lotnicze należy korzystać z oferty zniżkowej, postarać się o ulgi dla grupy.

Proszę pamiętać, że zbyt wysoko zaplanowane koszty podróży są najczęstszą przyczyną nieefektywnego wykorzystania przyznanego dofinansowania, pieniędzy, które mogła otrzymać inna organizacja na swój projekt.

Co jest najważniejsze w projekcie Wymiany Młodzieży?

Projekt Wymiany Młodzieży opiera się na dwóch najważniejszych założeniach: aktywnym uczestnictwie młodzieży podczas całego tworzenia projektu oraz współpracy grup partnerskich. Te dwa pojęcia zaangażowania i współpracy są kluczowe dla przygotowania dobrej wymiany.

Projekt powinien odpowiadać na potrzeby i zainteresowania konkretnej grupy młodzieży – wtedy można liczyć na ich zainteresowanie i aktywny udział. Działania tworzone przez doświadczone osoby dla młodzieży, wybieranej na podstawie określonych kryteriów po otrzymaniu dofinansowania, nie są wspierane. W programie "Młodzież w działaniu" projekty muszą być realizowane z młodzieżą. Ważne jest, aby pomysł powstał przy udziale grupy i aby młodzież była aktywna od samego początku przygotowywania działań.

Trudność prowadzenia dobrej wymiany polega na wypracowaniu wspólnego projektu wraz z grupą partnerską (określeniu tematu, sposobu przygotowań, podziału zadań...). Projekt Wymiany Młodzieży nie polega na doprowadzeniu do spotkania międzynarodowego, na które zapraszamy gości z zagranicy i organizujemy im pobyt. To znacznie dłuższa, niełatwa przygoda twórcza młodych osób z różnych państw, o podobnych zainteresowaniach.

Co jest najczęstszą przyczyną odrzucania wniosków?

Przyczyny mogą być formalne i jakościowe. Kwestią formalną, która może zdecydować o odrzuceniu wniosku jest brak potwierdzeń uczestnictwa w projekcie od organizacji partnerskich.

Jeśli chodzi o jakość projektów, najczęściej pojawiającym się problemem i powodem decyzji negatywnej są: brak zaangażowania uczestników (młodzieży) na całym etapie prowadzenia projektu (od tworzenia do działań wymiany) oraz niewystarczający poziom współpracy pomiędzy grupami partnerskimi. To znaczy, że projekt jest efektem pracy grupy goszczącej, a udział grup zagranicznych polega na zapewnieniu obecności młodych ludzi z innych krajów. Takich projektów program "Młodzież w działaniu" nie wspiera!!!

Co zrobić jeśli grupa partnerska wycofa się z realizowanego projektu?

O każdej zmianie należy na bieżąco informować Narodową Agencję. Jeśli zmiana dzieje się na skutek zdarzeń losowych z pewnością znajdzie się rozwiązanie problemu. Przy projektach trójstronnych, projekt może zostać zakwalifikowany wówczas jako dwustronny a dofinansowanie zostanie obniżone o kwotę wynikającą ze zmniejszenia liczby uczestników.

Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstszą przyczyną wycofania się grupy partnerskiej jest słabe przygotowanie projektu i niski poziom współpracy partnerskiej – szczególnie przy projektach wielostronnych. 

Czy projekty są wizytowane?

Tak, projekty są wizytowane na miejscu przez pracowników Narodowej Agencji. Są to wizyty zarówno zapowiadane jak i bez wcześniejszego uprzedzenia. Celem wizytacji jest kontrola, czy projekt jest realizowany zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem.

Czy o każdej zmianie w projekcie należy informować Narodową Agencję?

Najważniejsze zmiany, o których niezwłocznie należy pisemnie poinformować Narodową Agencję dotyczą: terminu i miejsca realizacji działań wymiany, współpracy pomiędzy grupami partnerskimi, harmonogramu i liczby uczestników, zmiany środka podróży międzynarodowej. Te zmiany wymagają również przedstawienia uzasadnienia.

Czy można za dofinansowanie z programu "Młodzież w działaniu" kupić: kamerę, aparat fotograficzny, czy na przykład namiot? 

NIE. Program "Młodzież w działaniu" może jedynie dofinansować zakup rzeczy, które będą w całości wykorzystane podczas realizacji projektu.

Czy samochód prywatny, jako środek transportu (pozycja koszty podróży we wniosku) podlega dofinansowaniu przez program "Młodzież w działaniu"?

W uzasadnionych przypadkach TAK. Rozliczenie odbywa się na podstawie ryczałtu samochodowego (tzw. kilometrówka). Należy jednak pamiętać, iż w programie "Młodzież w działaniu" dofinansowaniu podlegają jedynie najtańsze środki transportu. W tym przypadku należy udowodnić, że koszty podróży samochodem są niższe niż np. autobusem, czy pociągiem.